CHAP 6 - Pourquoi le système d'information est-il nécessaire au fonctionnement de l'entreprise hôtelière ?
Capacités :
b- Se décliner à tous les niveaux
Toutes les activités de l'entreprise d'hôtellerie-restauration sont concernées par la gestion des informations. Le SI se décline donc à plusieurs niveaux.
ENTRAINEZ-VOUS
- Repérer les fonctions de l'information
- Recenser les qualités de l'information
- Identifier les composantes du système d'information d'une entreprise hôtelière
- Appréhender les enjeux d'un système d'information pour les dirigeants et les managers
- Communication interne, communication externe
- Pertinence, fiabilité
- Système d'information
- Progiciels métiers ("front office, back office")
COURS
I- L'information pour l'entreprise d'hôtellerie-restauration
Une donnée est un élément brut qui n'a pas de signification en soi (ex 1200 CFP). Une information est un ensemble de données qui prennent un sens pour une personne, dans un contexte particulier (ex: ce plat coûte 1200 CFP. Les informations utilisées par l'entreprise d'hôtellerie restauration sont nombreuses, variées et essentielles à son fonctionnement.
1- Les fonctions de l'information
Dans la gestion d'une entreprise d'hôtellerie-restauration, l'information permet :
- - de comprendre l'environnement (la concurrence, les évolutions légales...)
- - d'aider à la décision. Par exemple , constater un excédent de stock d'une denrée peut conduire à décider de la mettre en avant, en plat du jour.
- - de coordonner l'action. Par exemple , une réunion quotidienne ou hebdomadaire des cuisiniers et des serveurs permet aux premiers de présenter les plats aux seconds et ainsi d'assurer leur commercialisation dans les meilleures conditions.
- - de communiquer à l'interne et à l'externe. Les informations sont transmises à des personnes à l'intérieur (communication interne) ou à l'extérieur (communication externe) de l'entreprise afin de permettre aux destinataires d'agir et de prendre des décisions.
2- Les qualités de l'information
Une information a de la valeur pour une entreprise d'hôtellerie-restauration si elle permet de réduire l'incertitude, d'enrichir les connaissances dont les individus ont besoin pour éviter les erreurs, de prendre les meilleures décisions possible et d'être efficace dans la production du service. Pour cela, elle doit réunir deux qualités essentielles : la pertinence et la fiabilité. Une information est pertinente lorsqu'elle est adaptée aux besoins, à l'utilisation que l'on veut en faire. Elle est fiable lorsqu'elle est objective, vérifiée ou provenant d'une source digne de confiance.
II- Le système d'information de l'entreprise d'hôtellerie-restauration
Un système d'information (SI) est un ensemble d'éléments organisés (personnel, matériel, logiciels, procédures...) permettant d'acquérir, de traiter, de mémoriser et de communiquer des informations.
1- Le rôle d'un système d'information
a- collecter, traiter, diffuser, archiver l'information
Pour fonctionner, l'entreprise a besoin en permanence d'informations de qualité. Le rôle du SI est donc d'organiser :
- la collecte d'informations fiables à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise
- le traitement de ces informations, c'est-à-dire leur transformation afin de les rendre utiles à l'entreprise ( ex : calculer le taux d'occupation quotidien dans un hôtel à partir du nombre de chambres vendues et du nombre de chambres disponibles ce jour)
- leur diffusion en interne et en externe, à la bonne personne et au bon moment
- l'archivage sécurisé de ces informations (ex. l'article L.3243-4 du Code du Travail impose à l'entreprise de conserver un double des bulletins de paie de ses salariés pendant 5 ans.)
Toutes les activités de l'entreprise d'hôtellerie-restauration sont concernées par la gestion des informations. Le SI se décline donc à plusieurs niveaux.
2- Les composantes du système d'information
Le SI de l'entreprise d'hôtellerie-restauration est constitué de plusieurs composantes reliées entre elles :
- - la composante humaine : tous les salariés, managers, dirigeants collectent, traitent, sauvegardent et diffusent des informations. Ils jouent un rôle déterminant dans la qualité des informations utilisées par l'entreprise.
- - la composante organisationnelle : le SI repose sur des procédures plus ou moins formalisées.
Par exemple, la procédure de fermeture de caisse en fin de journée, la procédure de contrôle des températures sur les denrées livrées.
- - la composante technologique : suivant le type d'entreprise, le matériel utilisé pour gérer les informations est différent.
3- La dématérialisation et les progiciels métiers
Le SI des entreprises d'hôtellerie-restauration est de plus en plus souvent dématérialisé avec l'utilisation de supports électroniques (ordinateurs, caisse enregistreuse à écran tactile, pad de commande, borne automatique d'entrée...), de moyens de télécommunication (échanges de données informatisées via des réseaux sécurisés) et de logiciels souvent spécifiques aux métiers de l'entreprise : on parle de progiciels métiers (progiciel de caisse, progiciel de réservation, logiciel de paie, logiciel de gestion comptable...)
Dans les entreprises d'hôtellerie-restauration, les progiciels métiers se déclinent en deux parties :
- - le front office désigne les composantes du SI en contact direct avec la clientèle.
Par exemple, dans un hôte, les réceptionnistes utilisent un logiciel de réservation.
- - le back office désigne l'ensemble des composantes du SI auxquelles le client n'a pas accès.
Par exemple, le gestionnaire utilise un logiciel de paie pour gérer les bulletins de salaire.
4- Les enjeux du système d'information
Les dirigeants et managers s'appuient sur le SI pour agir et prendre les décisions nécessaires au fonctionnement courant et à long terme de leur entreprise.
ENTRAINEZ-VOUS
- DECOUVERTE
- SITUATION 1
- SITUATION 2
- JE COMPRENDS LE COURS
- APPLICATIONS
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