SYNTHESE _ LE SYSTÈME D'INFORMATION COMPTABLE ET LA GESTION DE L'ENTREPRISE

SYNTHÈSE

Le système d’information comptable et  la gestion de l’entreprise

      A)     Le rôle du système d’information dans la gestion des activités de l’entreprise

1-      Les notions d’activité et de processus

L’entreprise est un ensemble d’activités organisées et mises en œuvre pour atteindre les objectifs fixés, au moindre coût. Une activité est un ensemble d’opérations élémentaires exécutées pour atteindre un objectif donné. La finalité d’une activité est de fournir une prestation bien précise à un utilisateur interne ou externe de l’entreprise. Les activités d’une entreprise peuvent être regroupées par fonctions selon la nature des ressources utilisées, l’homogénéité des savoirs et des métiers, et leur finalité.

EXEMPLE 1

La société MEDIC TEX est spécialisée dans la commercialisation de textile médical (grenouillère, protège-ligament, etc.). Les activités et les finalités des fonctions composant la société sont les suivantes                                                                                                                                        

FONCTION	ACTIVITÉS	FINALITÉ
Achat et gestion         des stocks	-          Gérer les achats des produits -         Mettre en place et gérer les relations fournisseurs -          Passer les commandes -          Contrôler les réceptions -          Contrôler les livraisons et les expéditions -          Gérer les stocks de produits	Optimisation des achats
Commercial	-          Prospecter, étudier la demande -          Réceptionner le bon de commande -          Contrôler le dossier client -          Valider les commandes clients -          Calculer le chiffre d’affaires par famille de produits, client, produit -          Suivre les encaissements et les encours clients -          Gérer les incidents et les risques clients	Optimisation des ventes
Comptabilité	-          Gérer et suivre les factures d’achats et de ventes -          Gérer la trésorerie -          Produire le bilan et le compte de résultat -          Calculer le coût des produits et la rentabilité des investissements -          Établir le bulletin de paie	Optimisation des traitements, de la production et de la diffusion de l’information comptable, financière et de gestion
Gestion du personnel	-          Recruter -          Préparer les éléments de la rémunération -          Gérer les absences -          Suivre les relations avec les organismes sociaux	Optimisation de la gestion des emplois et des compétences

Un processus est un ensemble organisé et coordonné d’activités déclenchées par un évènement, qui a pour finalité de fournir un produit, un service ou une information ayant de la valeur pour un utilisateur interne ou externe à l’entreprise. Pour exécuter ses activités et ses processus, l’entreprise réalise des échanges entre ses différentes fonctions (clients, fournisseurs, etc…) . Ces échanges et ces transactions constituent des flux économiques (mouvements réels de produits ou de services ou mouvements de monnaie) et des flux d’information.

EXEMPLE 2 :

Le processus de vente et de traitement d’une commande adressée par un établissement de santé suit plusieurs étapes chez les sociétés MEDITEX, comme l’illustre le schéma suivant. Ce processus a pour finalités la satisfaction de la commande du client et l’optimisation des traitements au sein des activités et entre les activités.

2-       Le système d’information

Pour coordonner, animer et contrôler les activités, les dirigeants et les gestionnaires de l’entreprise ont besoin d’un système d’information qui met à leur disposition des informations et des connaissances précises et fiables sur les ressources utilisées et les performances obtenues. L’information fournie peut être représentée sous des formes diverses : donnée chiffrée, flux, texte, son, image, schéma, signe.

Le système d’information permet d’acquérir, de traiter, de stocker et de communiquer des informations sur les activités sous des formes intelligibles pour les utilisateurs.

3-       Le contrôle des activités et des processus

A l’aide du système, les gestionnaires déterminent si les résultats attendus des activités et des processus, en termes de qualité de la prestation, de délai et de coût des ressources consommées, sont conformes aux objectifs fixés, pour ensuite mettre en œuvre les décisions et les choix qui améliorent les performances.

EXEMPLE 3

Dans la fonction commerciale, le contrôle vise à rapprocher la commande du client avec le dossier client (solvabilité, dépassement des encours, incident de paiement, etc.) pour ensuite valider ou non sa commande.

Dans la fonction achat et gestion des stocks, le contrôle doit permettre de vérifier le niveau des stocks et de rapprocher le bon de commande du bon de préparation et du bon de livraison, avant l’expédition.

Dans la fonction comptabilité, le contrôle permet de rapprocher le bon de commande validé par la fonction commerciale et le bon de livraison signé par le client pour détecter les erreurs, les oublis avant d’élaborer la facture.

Le contrôle devra alors évaluer les performances des liens entre les activités pour accélérer les traitements et la diffusion des informations.

       B)       Le système d’information comptable (SIC)

      Le système d’information comptable (SIC) est un ensemble organisé comportant ;

-       Des ressources humaines (comptables internes ou externes)

-       Des ressources matérielles (ordinateurs, serveurs, réseau, imprimantes, supports de sauvegarde, etc.)

-       Des ressources logicielles (progiciel de gestion intégré, logiciels bureautiques)

-       Des ressources procédurales et organisationnelles (procédures obligatoires de traitement et de production des informations, règles et consignes propres à l’entreprise).

Les particularités du SIC

Les particularités du SIC résultent de deux caractéristiques :

-       Il se situe en aval des autres fonctions et services de l’entreprise. Les opérations, transactions, flux ou activités ayant un impact sur le patrimoine de l’entreprise et sa situation financière trouvent leur traduction au niveau du système d’information comptable.

-       Il permet d’exprimer dans une unité monétaire unique des opérations, des flux et des transactions très divers. Il fournit ainsi une représentation homogène des différents évènements et flux réalisés.

      C)       Le rôle et les fonctions de la comptabilité

Le rôle et les fonctions de la comptabilité dépendent des besoins en informations  de gestion et en informations comptables des utilisateurs. Les activités et les processus de traitement comptables qui répondent à ces besoins permettent de distinguer la comptabilité de gestion et la comptabilité financière.

       1-       Le rôle de la comptabilité de gestion

Le rôle de la comptabilité de gestion est de fournir aux dirigeants et aux différents responsables des fonctions de l’entreprise, des informations comptables (financières) et non comptables (quantité, temps, prévisions, etc.) pour piloter les activités, évaluer et contrôler les performances en analysant notamment les coûts et les résultats par activité ou famille de produits. Ces informations répondent aux besoins de gestion interne de l’entreprise.

        2-       Le rôle de la comptabilité financière

La finalité principale des processus relevant de la comptabilité financière (appelée aussi « comptabilité générale ») est de répondre aux obligations comptables et fiscales.

Les obligations comptables portent sur la production des documents de synthèse que sont le bilan et le compte de résultat de l’entreprise. Le bilan permet de dresser, en fin d’exercice comptable, la situation patrimoniale de l’entreprise (ses biens/actifs et ses dettes/ passifs, alors que le compte de résultat récapitule, pour le même exercice comptable, l’ensemble des charges supportées (appauvrissement) et l’ensemble des produits créés (enrichissement) par l’entreprise.

Les obligations fiscales portent sur la production des déclarations fiscales et le paiement des différents impôts et taxes (taxe sur la valeur ajoutée et impôt sur les bénéfices, notamment).

De façon synthétique, les rôles de la comptabilité financière sont récapitulés dans le schéma suivant.

       D)      La comptabilité privée et la comptabilité publique.

La comptabilité consiste à enregistrer des données financières permettant de mesurer l’activité d’un agent économique. On parle comptabilité privée lorsque l’agent est une organisation privée (entreprise, association…) et de comptabilité publique lorsque l’agent est une administration publique, un établissement public (un hôpital par exemple) ou une commune. Dans les deux cas, la technique comptable est la même. La principale différence réside dans le fait que la comptabilité publique est régie par le principe de séparation de l’ordonnateur. La personne qui délivre l’ordre de payer ou de percevoir une somme- et du comptable.

         E)       Les modalités d’organisation de la fonction comptable et les métiers  de la comptabilité

Les modalités d’organisation de la fonction comptable dépendent en général de la taille de l’entreprise et des objectifs de ses dirigeants. Les m’tiers et l’étendue des activités comptables exercées en son sein peuvent dont différer. Les métiers et les activités de la comptabilité sont résumés dans le tableau suivant :

Modalité d’organisation de la fonction comptable dans une entreprise	Étendue des activités comptables effectuées dans l’entreprise	Métiers et acteurs de la comptabilité
Externalisation auprès d’un cabinet d’expertise comptable (entreprises à taille réduite, voire moyenne)	Préparation des documents et des pièces justificatives qui seront confiés à un cabinet comptable extérieur	-          En interne, un comptable et / ou une secrétaire comptable -          En externe, un expert-comptable
Fonction comptable interne (grandes PME et grandes entreprises	Toutes les activités comptables nécessaires, effectuées par un ou plusieurs comptables selon la taille de l’entreprise, avec l’intervention éventuelle d’un cabinet d’expertise comptable pour certaines missions précises	Un responsable comptable salarié de l’entreprise avec un ou plusieurs assistants comptables chargés de la comptabilité clients, de la comptabilité fournisseurs, de la paie, des immobilisations, de la gestion de la trésorerie, etc.

La figure principale des métiers de la comptabilité est l’expert-comptable. Ce dernier peut exercer soit dans une entreprise, soit dans un cabinet d’expertise comptable. Le recours à un expert-comptable extérieur est formalisé par un contrat de prestation de service, appelé aussi  «lettre de mission ».

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